Heute soll es um ein Thema geben, welches nur indirekt mit orgacalc zu tun hat, nämlich der Vorstellung eines Dokumentenmanagementsystems. Doch bevor wir uns über die Vorteile eines solchen Systems unterhalten, müssen wir definieren, was ein Dokumentenmanagementsystem, kurz "DMS" eigentlich ist: es bezeichnet lediglich die datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten.
Dabei wird unterschieden zwischen dem DMS im engeren Sinne, bei dem abgelegte Dateien lediglich anhand spezifischer Kennungen, wie Dateiname, Datum, Größe oder Änderungsdatum gesucht werden können - also all das, was sie von ihrem Dateimanager ihres Betriebssystems kennen. Diese Form des DMS wird vor allem zur Archivierung von großen Datenmengen verwendet und ist heutzutage in jedem Betriebssystem standardmäßig integriert.
Spannender ist hier das DMS im weiteren Sinn, bei dem man zur reinen, elektronischen Archivierung auch verschiedene Kategorien einführt, wie bspw. das Scannen, eine dem Dokument anhängende Kommunikation, das Erstellen von Ausdrucken in rein digitaler Form und die Definierung von Workflows, die das Zusammenspiel all der Kategorien ermöglichen. Besonders effizient ist die Verwendung eines DMS im weiteren Sinn in Kombination mit einem ERP, also einer Organisationslösung wie bspw. orgacalc, welche die Unternehmensprozesse steuert und überwacht.
Damit kommen zum einen die Informationen aus den Dokumenten dort an, wo Sie akut benötigt werden, zum anderen werden die Dokumente aber auch sicher für den späteren Abruf aufbewahrt. Anders als bei einer reinen Ablage kann ich im Zusammenspiel mit dem ERP aus Dokumenten auch gezielte Informationen abgreifen und diese weiterverarbeiten. Im ERP-System generierte Dokumente, wie bspw. Ausgangsrechnungen an Ihre Kunden, werden üblicherweise sowieso schon an der richtigen Stelle abgelegt, so dass diese leicht auffindbar sind. Schwieriger wird es bei den Eingangsprojekten.
Zum besseren Verständnis hier vielleicht einmal ein Beispiel:
An einer zentralen Stelle (Posteingang) eines Unternehmens werden alle Dokumente eingescannt und mit einem Aufkleber, der entweder eine Nummer, ein Barcode oder eine QR-Code sein kann, nach einer bestimmten Vorgabe kategorisiert. Beispielsweise könnte es eine Kategorie "Lieferscheine" und eine Kategorie "Eingangsrechnungen" geben. Anhand des Aufklebers könnte das DMS jetzt beide Dokumente schon an der richtigen Stelle ablegen, aber um einiges effizienter ist es, wenn man aus den Dokumenten mittels Texterkennung die wichtigen Informationen entnimmt und sie direkt ins ERP übergibt. So könnte man im beschriebenem Beispiel auch Informationen aus der Eingangsrechnung übernehmen wie Rechnungsnummer, Betrag, Umsatzsteuer, Datum, etc. und aus dieser eine elektronische generieren, die dann wiederum von einem Mitarbeiter im ERP-System aufgerufen und bearbeitet werden kann.
Die nächste Erweiterung besteht nun darin, dass man für die Weiterverarbeitung der Informationen bestimmte Regeln festlegen und daraus einen Arbeitsprozess generieren kann. So könnte die Bearbeitung der Rechnung an bestimmte Bedingungen geknüpft sein. Beispielsweise könnte das System anhand des Rechnungsbetrages erkennen, ob und wer denn die Rechnung überprüfen und freigeben muss. Kleinere Rechnungen unter 200 EUR werden automatisch freigegeben und werden direkt an den zuständigen Sachbearbeiter in der Buchhaltung übergeben, Rechnungen von 200 bis 1000 EUR müssen von einem Mitarbeiter überprüft und von diesem freigegeben werden und Rechnungen ab 1000 EUR landen immer auf dem Tisch des Chefs zur Kontrolle. Das Ganze geschieht vollautomatisch im System, es müssen keine eMails versandt werden, wie es bei konventioneller Bürokommunikation üblich ist. Der Prozess beginnt mit dem Einscannen des Dokuments.
Die enormen Vorteile eines solchen Systems liegen auf der Hand:
- Schnelle digitale Bearbeitung von Dokumenten
- Keine händische Papierverteilung und Zuordnung mehr
- Automatische Belegerkennung
- Elektronischer Rechnungsversand (rechtlich anerkannt!)
- Automatisierte Dokumentenablage (rechtssichere Archivierung)
- Mehrdimensionale Bearbeitung (gleichzeitiger Zugriff)
- Vereinfachte Übergabe der Daten an Drittsysteme
- Raumersparnis
- Schneller Zugriff auf Knopfdruck
- Mehrdimensionaler Zugriff durch mehrere Nutzer
- Keine Fehler bei der Entnahme und dem erneuten Zuordnen
- Massive Zeit- und Kostenersparnis (Kopieren, Ablegen, Suchen)
- Erfüllung gesetzlicher Vorschriften (12 Jahre Aufbewahrungsfrist!)
Allerdings gibt es auch einen Wehrmutstropfen bei der Einführung eines DMS und dieser liegt bei der Zeit und den damit verbundenen Kosten. Das Problem ist dabei nicht die reine Software, sondern der damit verbundene Aufwand einer Einführung, sprich Anpassung der Belege, Programmieren von Schnittstellen, Definitionen der Workflows uvm. - in Geld gesprochen liegen Sie je nach Betriebsgröße in etwa bei dem, was Sie für ein vollwertiges ERP-System ausgeben.
Das DMS eignet sich meiner Meinung dafür vor allem für Unternehmen, die bereits über eine hervorragende Betriebsorganisation verfügen und deren Abläufe genauestens ausgearbeitet sind. Dann ist es relativ schnell eingeführt und eine wirkliche Erleichterung.