Werte Leser, 

Nachdem wir uns das letzte Monat ausgiebig mit der Kalkulation in Ihrem Unternehmen befasst haben, soll nun wieder ein organisatorisches Thema im Mittelpunkt stehen. Wie Sie bestimmt wissen, ist Zeit heutzutage Geld. Und zwar unter Umständen sehr viel Geld.

Das Problem daran ist, dass Zeit nicht vermehrt oder geschaffen werden kann. Sie ist nur endlich verfügbar und muss daher aus unternehmerischer Sicht so effizient und produktiv wie nur irgendwie möglich genutzt werden und das gilt für all Ihre Ressourcen wie Mitarbeiter, Maschinen, Werkzeuge, Räumlichkeiten, oder auch Kapital. 

Um das zu gewährleisten, ist es wichtig zu planen. Doch wie sollte eine gute Planung aussehen? 

Das wir uns im Handwerk befinden und es auf Flexibilität und Individualität ankommt, muss die Auftragsplanung einfach und schnell zu handhaben sein. Ein möglichst detaillierter Ablaufplan, der den Grundsätzen der PPS (Produktionsplanung und -steuerung) folgt, mag zwar für einen industriellen Serienfertiger unerlässlich sein, für einen Handwerker ist aber die Erstellung, als auch das starre Einhalten der Planungsabfolgen äußerst unpraktikabel. 

Deshalb haben wir uns für Sie ein einfach nachzustellendes System entwickelt, dass Ihnen in Zukunft dabei helfen wird, die Aufträge so effizient wie möglich zu verplanen. Vater unseres Systems ist der Netzplan, den der ein oder andere vielleicht aus dem Projektmanagement schon kennt. 

Schritt 1: Definieren Sie das spätmöglichste Ende eines Auftrags und den frühestmöglichen Startpunkt. Beides ergibt sich eigentlich aus den Gesprächen mit dem Kunden. Beispiel hierfür wäre ein Objekt, das mit neuen Fenstern saniert wird. Sie können nur ab einem bestimmten Zeitpunkt in das Objekt hinein, weil die anderen Gewerke erst fertig sein müssen und zugleich haben Sie eine Deadline wann die Fenster fertig eingebaut sein müssen, weil der Kunde ja auch irgendwann einmal einziehen möchte. 

Schritt 2: Wenn Sie Start- und Endzeitpunkt haben, teilen Sie den Auftrag in mehrere Schritte auf. Es empfiehlt sich hier der Einfachheit halber mit Kostenstellen zu arbeiten. Ein Beispiel hierfür wäre wieder unser Sanierungsauftrag mit den Fenstern, der aus Arbeitsvorbereitung wie Konstruktion, Produktion der Fenster und die Montage selbiger besteht.

Schritt 3: Teilen Sie die kalkulierte Arbeitszeit auf die Arbeitsschritte auf, so dass Sie pro Arbeitsschritt ein Stundenkontingent erhalten. In unserem Beispiel könnte die Montage der Fenster 80 Stunden betragen, die Produktion 80 Stunden und die Arbeitsvorbereitung 40 Stunden.

Schritt 4: Vergeben Sie Zeitreserven (Puffer) und zwar mindestens 10% der Gesamtzeit pro Arbeitsschritt. Wichtig hierbei ist, dass Sie vom Endtermin anfangen den Puffer als Leerlauf zu planen, um etwaige Störungen auffangen zu können. Ist die Gesamtzeit wie in unserem Sanierungsbeispiel also 200 Stunden, beträgt jeder Puffer pro Arbeitsschritt mindestens 20 Stunden, also sollten Sie den Endtermin Ihrer Montage 3 Tage vor dem tatsächlich mit dem Kunden vereinbarten Endtermin legen und zwar unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter am Auftrag tatsächlich arbeiten. Es geht hier nämlich um eine reine Reservebetrachtung. 

Schritt 5: Jetzt haben Sie den Zeitplan, angefangen vom Endtermin mit inkludierten Puffern aufgestellt für einen Mitarbeiter. Sie können die Auftragszeit jetzt verkürzen, in dem Sie bspw. dem Auftrag mehr Ressourcen zuweisen. Ein zweiter Mitarbeiter mit ähnlichen Fähigkeiten würde die tatsächliche Auftragszeit um etwa 50% reduzieren. Damit haben Sie ein effektives Steuerungsinstrument, um Aufträge beschleunigt abzuarbeiten. Statt einen Mitarbeiter 10 Tage lang Fenster montieren zu lassen, schaffen zwei Mitarbeiter dies bspw. in nur 5 Tagen. Wichtig bei diesem Schritt ist allerdings, dass Sie auch immer wissen, wer von Ihren Mitarbeitern rechtzeitig verfügbar ist, stellen Sie nämlich fest, dass kein Mitarbeiter mehr Zeit hat, den Auftrag abzuarbeiten, laufen Sie in einen Engpass -aber um dieses Thema kümmern wir uns im nächsten Blogbeitrag. 

Schritt 6: Sie haben Ihre Planung nun erfolgreich aufgestellt, nun lassen Sie sich diese final von Ihrem Lieferanten und vor allem Ihrem Kunden schriftlich bestätigen. Es gibt nichts Ärgerlicheres als wenn durch ein Missverständnis in der Kommunikation, die gesamte Planung wieder über den Haufen geworfen werden und neu erstellt werden muss. Wenn Sie sich den Termin schriftlich bestätigen lassen, haben Sie obendrein auch noch für den Fall der Fälle ein rechtliches Mittel zur Absicherung etwaiger Schadensersatzansprüche in  der Hand. 

Wenn Sie all diese Schritte befolgen werden Sie feststellen, dass Sie damit in einem Großteil der Fälle immer auf der sicheren Seite sind und es nie zu Unstimmigkeiten innerhalb der Planung geben wird. Allerdings ist die händische Planung mit diesem System entsprechend pflegeaufwändig. Ein Instrument, dass Ihnen deshalb bei dieser Form der Planung hilft, ist natürlich unsere digitale Plantafel. Mit ihr können Sie einfach und schnell alle Schritte abbilden - das System denkt sozusagen für Sie mit. Gerne stellen wir Ihnen diese einmal in einer Präsentation kurz vor. 

Bis dahin wünschen wir Ihnen viel Spaß beim Planen.