Werte Leser,
In diesem Artikel wollen wir uns mit dem betriebswirtschaftlichen Hintergrund einer guten Auftragsplanung auseinandersetzen. Wenn Sie Disponent oder selbst der Betriebsinhaber sind, dann ist es von elementarer Wichtigkeit, Ihre Ressourcen so optimal zu nutzen, dass ihre Kapazitäten zwar immer ausgelastet aber eben nicht überlastet werden.
Ressourcen sind dabei im unternehmerischen Sinne benötigte finanzielle Mittel, Mitarbeiter und Maschinen um einen Prozess ausführen zu können. Die Kapazität ist in der Volkswirtschafts- und Betriebswirtschaftslehre die maximal dem Produktionsprozess in einem bestimmten Zeitraum zur Verfügung stehenden Ressourcen, also die Anzahl an verfügbarem Personal, Maschinen, Werkzeugen und Räumen. Als Engpass wird in der Betriebswirtschaftslehre das Auftreten knapper Kapazitäten zwischen zusammenhängenden Teilprozessen bezeichnet. Beispiele für Engpässe sind Spezialisten für bestimmte Tätigkeiten, oder Spezialmaschinen.
Um Engpässe rechtzeitig zu erkennen und vor allem zu vermeiden, bedarf es einer intelligenten Planung, so wie wir Sie bereits im ersten Teil unserer Serie kennengelernt haben.
Einen Plan zu haben, bietet im Wesentlichen 3 große Vorteile für Sie:
1. Überblick: Zum einen verschaffen Sie sich eine Übersicht über alle Tätigkeiten, also wann, was, an welchem Ort stattfinden soll. Alle daran Beteiligten wissen um Ihre Aufgaben.
2. Wirtschaftlichkeit: Jede Unternehmung verursacht Kosten und diese können in der Regel dem Kunden verrechnet werden, aber eben nur, wenn man diese quanti- und qualifiziert.
3. Sicherheit: Durch Planung erhalten Unternehmen Sicherheit bei der Abwicklung von Aufgaben und erkennen rechtzeitig, wo Engpässe auftreten können.
Eine effiziente Planung hat im Übrigen auch enorme Auswirkungen auf Ihr betriebswirtschaftliches Ergebnis! Stellen Sie sich folgenden einfachen Fall vor: ein Mitarbeiter steht Ihnen produktiv theoretisch 210 Arbeitstage à 8 Stunden pro Tag zur Verfügung, was eine Gesamtstundenanzahl von 1.680 Stunden ergibt, die Sie theoretisch Ihren Kunden verkaufen können.
Jetzt ist es in der Realität selten so, dass Sie jede Stunde Ihres Mitarbeiters dem Kunden in Rechnung stellen können. Denken Sie an Rest- oder Nacharbeiten, Leerfahrten zu Baustellen, bei denen das falsche Material geliefert wurde, etc. Gehen wir aber einfach einmal großzügig davon aus, dass Sie 2/3 der Zeiten Ihres Mitarbeiters dem Kunden auch verrechnen können, also 1.260 Stunden. 420 Stunden werden praktisch verschenkt, was bei einem durchschnittlichen Verrechnungssatz pro Stunde von 45,00 EUR pro Jahr eine Gesamtsumme von 18.900,00 EUR ergibt. Oder um es plastischer dazustellen: Sie verschenken jedes Jahr einen Kleinwagen!
Angenommen Sie schaffen es nun durch vorausschauende Planung und Methoden, wie bspw. die Vorkommissionierung von Montagefahrzeugen, der Einführung eines Kanbansystems um Lieferengpässe zu vermeiden, oder einfach auch nur teure Überstunden zu vermeiden, den Anteil der verrechenbaren Zeit um 5% zu erhöhen, würde das in unserem Beispiel satte 3.780,00 EUR ausmachen und das pro Mitarbeiter pro Jahr!
Sie sehen also, dass Sie mit einer geringen Effizienzsteigerung eine enorme Ertragssteigerung erzielen können und das bei gleichbleibendem Mitteleinsatz. Viele Handwerksbetriebe betrachten dies als lästige Pflichtaufgabe, dabei ist in Zeiten von Mitarbeitermangel und Zeitknappheit eine vernünftige Auftrags- und Auslastungsplanung absolute Chefsache, der ein besonders hohes Maß an Aufmerksamkeit zukommen lassen sollte. Auf der einen Seite wird bspw. im Einkauf mit den Lieferanten um jeden Cent gefeilscht und auf der anderen Seite hat man kein Problem damit, Zeiten zu verschenken.
Wir hoffen, dass Beiträge wie dieser den ein oder anderen Unternehmer zum Nachdenken anregen.