Werte Leser,
In einem früheren Webinar haben wir schon ausgiebig unsere eigens entwickelte App vorgestellt, mit der man Zeiten buchen, als auch gemachte Fotos direkt beim richtigen Projekt gleich vor Ort ablegen kann. Allerdings gibt es auch Menschen, die sich sowohl mit der Handhabung eines Tablets, als auch eines Smartphones schwer tun und daher kategorisch bei Stift und Zettel bleiben wollen.
Für diese Gruppe könnte eine Lösung in der Verwendung von penSolution liegen. Bei penSolution handelt es sich um einen Stift mit integrierter Infrarotkamera mit Drucksensor mit dem der Mitarbeiter ganz normal auf einem vorgefertigten Blatt Papier diverse Informationen dokumentiert, wie bspw. Zeiten aufschreibt, eine Packliste abhakt, oder eine Skizze bei einem Aufmaßtermin erstellt. Auf dem Papier, auf dem das Formular gedruckt ist, befindet sich ein kaum sichtbares Raster, anhand die Kamera sich orientieren kann. Der Stift speichert die erfassten Daten in Form eines pdfs und einer CSV-Datei, die dann von einem ERP-System weiterverarbeitet werden kann. Das klingt zunächst aufwändiger als es ist, hat aber den großen Vorteil, dass sich die gewohnte Arbeitsweise mit Stift und Zettel sich für den Mitarbeiter nicht ändert, weshalb er dieses System schnell akzeptieren wird.
Die Technologie dahinter ist auch eine etwas andere: gängige DMS-Systeme nutzen die sogenannte OCR-Technologie (englisch für optical character recognition) , bei der niedergeschriebene Zeichen analysiert und Ihnen auch automatisch Informationen zugeordnet werden können. So würde bspw. alles, was entfernt wie ein Buchstabe aussieht, auch als Buchstabe erfasst werden. Deshalb funktioniert OCR bei gedruckten Dokumenten mit einheitlichen Standards zwar sehr gut, bei handgeschriebenen Dokumenten, wo verschiedene Mitarbeiter völlig individuell unterschiedliche Schreibweisen haben, eher weniger gut.
Hier setzt das von penSolution verwendete ICR (englisch für intelligent character recognition) an, bei der nicht nur das Muster analysiert wird, sondern auch biometrische Daten wie Druckpunkte und Schreibgeschwindigkeit erfasst werden und das Geschriebene im Anschluss dann mit hinterlegten Wörterbüchern abgeglichen wird. Dadurch kann nach einer kurzen, anfänglichen Lernphase, das System auch "schlampige" Schriften erkennen und verarbeiten und eine Erkennungsrate von annähernd 100% erreicht werden. Durch die hinterlegten Wörterbücher korrigiert das System sogar Rechtschreibfehler, auch für andere Sprachen ist penSolutions problemlos einsetzbar.
Die Kosten für das System bewegen sich je nach Aufwand und Anzahl der Nutzer für den Stift bei 40 EUR/Monat und noch einmalige Einrichtungsgebühren pro angepasstes Formular, so dass sich der finanzielle Aufwand absolut im beherrschbaren Bereich bewegt. Auch wenn wir selbst glauben, dass die Zukunft eigentlich mobilen Applikationen gehören wird, so ist doch für den ein oder anderen solch ein System eine gute Übergangslösung, um die Mitarbeiter an neue Technologien heranzuführen.